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Pubblicato il di marco@quattrin

📘 Guida Completa: Attivare Archivio Online e Policy in Exchange Online (con monitoraggio)

🎯 Obiettivo: Conservazione legale, gestione archivi e applicazione policy automatica su mailbox Exchange Online.
🧰 Strumenti richiesti: PowerShell + permessi di amministratore Exchange

🔧 1. Installare il modulo Exchange Online Management

Apri PowerShell come amministratore ed esegui:

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser

Conferma se richiesto con [S] oppure [T] da tastiera e premere invio.


Dopo l’installazione, per usare il modulo devi solo eseguire il seguente comando per importarlo correttamente:

Import-Module ExchangeOnlineManagement

Se il testo in output è simile al seguente dopo l’esecuzione del comando:

PS C:\WINDOWS\system32> Import-Module ExchangeOnlineManagement

Import-Module : Impossibile caricare il file C:\path\to\file\ExchangeOnlineManagement.psm1.
L’esecuzione di script è disabilitata nel sistema in uso. Per ulteriori informazioni, vedere about_Execution_Policies
all’indirizzo https://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=135170
In riga:1 car:1

Apri powershell come amministratore e inserisci:

Set-ExecutionPolicy unrestricted

PS C:\WINDOWS\system32> Set-ExecutionPolicy unrestricted

Modifica ai criteri di esecuzione
I criteri di esecuzione facilitano la protezione dagli script non attendibili. La modifica dei criteri di esecuzione
potrebbe esporre l’utente ai rischi di sicurezza descritti nell’argomento della Guida about_Execution_Policies
all’indirizzo https://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=135170. Modificare i criteri di esecuzione?
[S] Sì [T] Sì a tutti [N] No [U] No a tutti [O] Sospendi [?] Guida (il valore predefinito è “N”):

Digita [S] da tastiera e successivamente premi invio.

🔐 2. Connettersi a Exchange Online

Esegui:

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName tuo.utente@tuodominio.com

➡️ Autenticati con un account admin Exchange Online (MFA supportato).

🗃️ 3. Attivare la casella di archiviazione online

Questa casella “Archivio – Nome” apparirà in Outlook o OWA e conterrà messaggi spostati automaticamente o manualmente.

✅ Abilita l’archivio:

Enable-Mailbox -Identity mail@da-attivare.it -Archive

🕒 Può impiegare da qualche minuto fino a 24h per essere visibile.

🔍 4. Verificare lo stato dell’archivio

 Get-Mailbox -Identity mail@da-attivare.it | Select ArchiveStatus, ArchiveName

📌 Se ArchiveStatus risulta Active, allora il comando precedente è andato a buon fine.

📑 5. Verifica o assegna una Retention Policy

Le retention policy definiscono quanto a lungo conservare i messaggi e quando spostarli nell’archivio online.

✅ Verifica la policy attuale:

Get-Mailbox -Identity mail@da-attivare.it | Select RetentionPolicy

✅ Assegna una policy (es. Default MRM Policy):

Set-Mailbox -Identity mail@da-attivare.it -RetentionPolicy "Default MRM Policy"

Puoi elencare tutte le policy disponibili con:

Get-RetentionPolicy | Select Name

🔁 6. Forzare l’applicazione immediata delle policy

Microsoft applica automaticamente le policy, ma puoi forzarne l’esecuzione immediata:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity mail@da-attivare.it

Questo:

  • Applica i tag di conservazione
  • Sposta messaggi in archivio
  • Elimina elementi se previsto

📊 7. Monitorare la transizione e l’archiviazione dei dati

Per essere certi che la casella di archiviazione online stia funzionando correttamente (ovvero che i messaggi vengano realmente spostati), puoi monitorare volume e crescita della casella:

✅ Verifica dimensioni archivio:

Get-MailboxStatistics -Identity mail@da-attivare.it -Archive | Select TotalItemSize, TotalDeletedItemSize

📋 Output:

CampoDescrizione
TotalItemSizeDimensione totale della casella di archivio
TotalDeletedItemSizeSpazio usato da elementi eliminati nell’archivio

📌 Se i valori sono > 0, significa che i dati stanno effettivamente confluendo nell’archivio.

📌 Riepilogo dei comandi principali

AzioneComando
✅ Installa modulo Exchange e in seguito abilitare le Policy di esecuzione. Infine Importa il modulo1. Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
2. Set-ExecutionPolicy unrestricted
3. Import-Module ExchangeOnlineManagement
✅ ConnessioneConnect-ExchangeOnline -UserPrincipalName utente@dominio.com
✅ Abilita archivioEnable-Mailbox -Archive
✅ Verificare l’abilitazione dell’archivioGet-Mailbox -Identity mail@da-attivare.it | Select ArchiveStatus, ArchiveName
✅ Verifica Retention Policy`Get-Mailbox
✅ Assegna Retention PolicySet-Mailbox -RetentionPolicy "NomePolicy"
✅ Forza applicazione policyStart-ManagedFolderAssistant
✅ Monitora archivioGet-MailboxStatistics -Archive
✅ Disconnetti sessioneDisconnect-ExchangeOnline

📄 Script completo “Tutto in uno”

# Installazzione
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagementSet-ExecutionPolicy unrestrictedImport-Module ExchangeOnlineManagement
# Connessione
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName tuo.utente@tuodominio.com

# Attivazione archivio
Enable-Mailbox -Identity mail@da-attivare.it -Archive

# Controllare l'effettiva attivazione
Get-Mailbox -Identity mail@da-attivare.it | Select ArchiveStatus, ArchiveName

# Policy
Set-Mailbox -Identity mail@da-attivare.it -RetentionPolicy "Default MRM Policy"
Start-ManagedFolderAssistant -Identity mail@da-attivare.it

# Monitoraggio
Get-MailboxStatistics -Identity mail@da-attivare.it -Archive | Select TotalItemSize, TotalDeletedItemSize

# Disconnessione
Disconnect-ExchangeOnline

🔗 Fonti utili