🎯 Obiettivo: Conservazione legale, gestione archivi e applicazione policy automatica su mailbox Exchange Online.
🧰 Strumenti richiesti: PowerShell + permessi di amministratore Exchange
🔧 1. Installare il modulo Exchange Online Management
Apri PowerShell come amministratore ed esegui:
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser
Conferma se richiesto con [S] oppure [T] da tastiera e premere invio.
Dopo l’installazione, per usare il modulo devi solo eseguire il seguente comando per importarlo correttamente:Import-Module ExchangeOnlineManagement
Se il testo in output è simile al seguente dopo l’esecuzione del comando:
PS C:\WINDOWS\system32> Import-Module ExchangeOnlineManagement
Import-Module : Impossibile caricare il file C:\path\to\file\ExchangeOnlineManagement.psm1.
L’esecuzione di script è disabilitata nel sistema in uso. Per ulteriori informazioni, vedere about_Execution_Policies
all’indirizzo https://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=135170
In riga:1 car:1
Apri powershell come amministratore e inserisci:Set-ExecutionPolicy unrestricted
PS C:\WINDOWS\system32> Set-ExecutionPolicy unrestricted
Modifica ai criteri di esecuzione
I criteri di esecuzione facilitano la protezione dagli script non attendibili. La modifica dei criteri di esecuzione
potrebbe esporre l’utente ai rischi di sicurezza descritti nell’argomento della Guida about_Execution_Policies
all’indirizzo https://go.microsoft.com/fwlink/?LinkID=135170. Modificare i criteri di esecuzione?
[S] Sì [T] Sì a tutti [N] No [U] No a tutti [O] Sospendi [?] Guida (il valore predefinito è “N”):
Digita [S] da tastiera e successivamente premi invio.
🔐 2. Connettersi a Exchange Online
Esegui:
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName tuo.utente@tuodominio.com
➡️ Autenticati con un account admin Exchange Online (MFA supportato).
🗃️ 3. Attivare la casella di archiviazione online
Questa casella “Archivio – Nome” apparirà in Outlook o OWA e conterrà messaggi spostati automaticamente o manualmente.
✅ Abilita l’archivio:
Enable-Mailbox -Identity mail@da-attivare.it -Archive
🕒 Può impiegare da qualche minuto fino a 24h per essere visibile.
🔍 4. Verificare lo stato dell’archivio
Get-Mailbox -Identity mail@da-attivare.it | Select ArchiveStatus, ArchiveName 📌 Se ArchiveStatus risulta Active, allora il comando precedente è andato a buon fine.
📑 5. Verifica o assegna una Retention Policy
Le retention policy definiscono quanto a lungo conservare i messaggi e quando spostarli nell’archivio online.
✅ Verifica la policy attuale:
Get-Mailbox -Identity mail@da-attivare.it | Select RetentionPolicy
✅ Assegna una policy (es. Default MRM Policy):
Set-Mailbox -Identity mail@da-attivare.it -RetentionPolicy "Default MRM Policy"
Puoi elencare tutte le policy disponibili con:
Get-RetentionPolicy | Select Name
🔁 6. Forzare l’applicazione immediata delle policy
Microsoft applica automaticamente le policy, ma puoi forzarne l’esecuzione immediata:
Start-ManagedFolderAssistant -Identity mail@da-attivare.it
Questo:
- Applica i tag di conservazione
- Sposta messaggi in archivio
- Elimina elementi se previsto
📊 7. Monitorare la transizione e l’archiviazione dei dati
Per essere certi che la casella di archiviazione online stia funzionando correttamente (ovvero che i messaggi vengano realmente spostati), puoi monitorare volume e crescita della casella:
✅ Verifica dimensioni archivio:
Get-MailboxStatistics -Identity mail@da-attivare.it -Archive | Select TotalItemSize, TotalDeletedItemSize
📋 Output:
| Campo | Descrizione |
|---|---|
TotalItemSize | Dimensione totale della casella di archivio |
TotalDeletedItemSize | Spazio usato da elementi eliminati nell’archivio |
📌 Se i valori sono > 0, significa che i dati stanno effettivamente confluendo nell’archivio.
📌 Riepilogo dei comandi principali
| Azione | Comando |
|---|---|
| ✅ Installa modulo Exchange e in seguito abilitare le Policy di esecuzione. Infine Importa il modulo | 1. Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement2. Set-ExecutionPolicy unrestricted3. Import-Module ExchangeOnlineManagement |
| ✅ Connessione | Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName utente@dominio.com |
| ✅ Abilita archivio | Enable-Mailbox -Archive |
| ✅ Verificare l’abilitazione dell’archivio | Get-Mailbox -Identity mail@da-attivare.it | Select ArchiveStatus, ArchiveName |
| ✅ Verifica Retention Policy | `Get-Mailbox |
| ✅ Assegna Retention Policy | Set-Mailbox -RetentionPolicy "NomePolicy" |
| ✅ Forza applicazione policy | Start-ManagedFolderAssistant |
| ✅ Monitora archivio | Get-MailboxStatistics -Archive |
| ✅ Disconnetti sessione | Disconnect-ExchangeOnline |
📄 Script completo “Tutto in uno”
# Installazzione
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagementSet-ExecutionPolicy unrestrictedImport-Module ExchangeOnlineManagement
# Connessione
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName tuo.utente@tuodominio.com
# Attivazione archivio
Enable-Mailbox -Identity mail@da-attivare.it -Archive
# Controllare l'effettiva attivazione
Get-Mailbox -Identity mail@da-attivare.it | Select ArchiveStatus, ArchiveName
# Policy
Set-Mailbox -Identity mail@da-attivare.it -RetentionPolicy "Default MRM Policy"
Start-ManagedFolderAssistant -Identity mail@da-attivare.it
# Monitoraggio
Get-MailboxStatistics -Identity mail@da-attivare.it -Archive | Select TotalItemSize, TotalDeletedItemSize
# Disconnessione
Disconnect-ExchangeOnline🔗 Fonti utili
- Microsoft Docs – Exchange Online: https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/
- PowerShell per Exchange Online: https://learn.microsoft.com/en-us/powershell/exchange/
📄 P.S.
Se durante l’attivazione dell’Archivio Online o l’assegnazione delle Retention Policy tramite PowerShell ti imbatti in errori di blocco del tenant o avvisi di oggetti “danneggiati“, ecco la sequenza esatta dei comandi da utilizzare per sbloccare la situazione.
1. Sbloccare le personalizzazioni del Tenant (Errore RetentionPolicy non consentito)
Se Exchange Online ti impedisce di modificare le policy, significa che il tenant è in modalità “idratata” (bloccata). Per sbloccarlo:
PowerShell
# Abilita le personalizzazioni avanzate nel tenant
Enable-OrganizationCustomization
# Verifica lo stato (Attendi che restituisca "False")
Get-OrganizationConfig | Select-Object IsDehydrated
2. Sanare la Mailbox (Avviso Oggetto danneggiato / RoleAssignmentPolicy orfana)
Se nel lanciare i comandi ricevi un avviso in giallo che dice che la cassetta postale è “danneggiata” a causa della RoleAssignmentPolicy, devi semplicemente riallineare l’assegnazione dei ruoli predefiniti:
⚠️ Una volta eseguiti i comandi che verranno spiegati di seguito è probabile che non verranno applicati in tempo reale. Si consiglia di attendere da qualche minuto a poco più di un’ora per l’applicazione delle modifiche effettive. ⚠️
PowerShell
# Saniamo l'oggetto riassegnando la policy corretta
Set-Mailbox -Identity "utente@dominio.it" -RoleAssignmentPolicy "Default Role Assignment Policy"
3. Applicare la Retention Policy e Verificare l’Archivio
Una volta sistemato il tenant e la mailbox, puoi procedere con la configurazione standard e il monitoraggio del passaggio dei dati nell’archivio:
PowerShell
# 1. Assegna la policy di archiviazione/conservazione alla mailbox
Set-Mailbox -Identity "utente@dominio.it" -RetentionPolicy "Default MRM Policy"
# 2. Forza l'avvio del processo di archiviazione (senza attendere i tempi di Exchange)
Start-ManagedFolderAssistant -Identity "utente@dominio.it"
# 3. Monitora la crescita dell'archivio (lancialo a distanza di minuti per vedere i byte salire)
Get-MailboxStatistics -Identity "utente@dominio.it" -Archive | Select-Object TotalItemSize, TotalDeletedItemSize